MAN-SYS-06
Initier et mettre en œuvre une gestion documentaire.
- Durée : 1 jour de formation
- Validation : Attestation de suivi de formation / mise en pratique de la mission.
- Public :
> Tout public
- Prérequis : Aucun
- Modalités : Inter-entreprises ou intra-entreprise, par groupe de 10 maximum
En présentiel
- Moyens pédagogiques : Apport des concepts illustrés par des exemples concrets d’entreprise (documents, vidéos…)
- Tarif : à partir de 600€/jour (par personne)
Objectifs
À l’issue de la formation, le participant est capable de structurer et mettre en œuvre une gestion documentaire simple et sécurisée (classement, règles de nommage, versions, accès, archivage, traçabilité), adaptée à son organisation et conforme aux exigences de base (dont RGPD pour les documents contenant des données personnelles).
Définir la gestion documentaire
Expliquer les enjeux : accessibilité, sécurité, traçabilité, conformité (dont RGPD).
Construire un plan de classement (arborescence) adapté à une activité donnée.
Appliquer une nomenclature de nommage et des règles de version (V1, V1.1, V2…).
Identifier les risques et dysfonctionnements d’une organisation documentaire (doublons, versions multiples, accès non maîtrisés).
Vérifier la conformité de mise en application via une check-list (contrôles simples).
Reconnaître l’importance de la rigueur documentaire pour la qualité et la sécurité.
Adopter une posture de confidentialité : limiter la diffusion, respecter les droits d’accès.
S’accorder sur des règles communes (noms, versions, validation) pour éviter les doublons et erreurs.
Un programme de 6 modules pour une initiation à la gestion documentaire.
- Objectif
- Périmètre
- Références Normatives et réglementaires
- Label et certification associées à la gestion documentaire
- Les bases légales pour le traitement des données.
- Principe de minimisation des données.
- La responsabilité du responsable du traitement et du sous-traitant.
Planification et Mise en Conformité avec le RGPD
- Présentation/ accompagnement à là mise en place de la procédure de gestion documentaire
- Présentation de la structure documentaire informatisée
- Comment construire, rédiger et faire vivre une procédure de GED (Gestion Electronique Documentaire)
- Accessibilité : Définir l’accessibilité, définir une liste de diffusion
- Sécurité : Rangement des documents actifs, modalité de stockage, temps d’archivage. Identification des documents à caractère sensible.
- Traçabilité : Comment tracer et identifier les documents utilisés lors d’un travail collaboratif.
- Spécifier et détailler l’accès, les modifications, ainsi que les mises à jour.
- Automatisation : Automatiser la gestion, l’évolution des versions documentaire et la validation des documents par les services concernés.